¿Qué son las mejoras internas?
Las mejoras internas abarcan múltiples temas: no son las tareas habituales, sino que son tareas ocasionales para hacer más fácil el fluir interno de la organización.
– Si una empresa solo se dedica a lo habitual, siempre se encontrará con los mismos problemas, ineficiencias, desperdicios. Esto lo llevará a costos internos altos y pérdidas de oportunidades. Además, el cansancio y malestar que arrastrarán las personas alimentará un círculo vicioso de desmotivación: nadie estará dispuesto a aportar nuevas ideas ni a poner la energía que una organización necesita para mejorar.
– Por el contrario, cuando una empresa decide invertir en mejoras internas esto se vuelve una dinámica del cambio positivo. El equipo encargado de estas mejoras, se ocuparán desde identificar problemas y necesidades insatisfechas, diseñar soluciones que contemplen las diversas áreas involucradas, buscar el consenso y la colaboración de las personas, implementar las soluciones. Así, los problemas son resueltos en su origen para que no vuelvan a repetirse, los procesos se vuelven más eficientes y livianos, y de a poco, el clima emocional irá mejorando.
¿Para qué comunicar las mejoras?
– Al comunicar las mejoras, estas se vuelven visibles y, con el tiempo, hará que incluso los más críticos se sientan inclinados a reconocer los logros.
– También ayuda como celebración y festejo, facilita conectarse con el sentimiento de satisfacción de haber implementado soluciones, y a su vez esto inyectará de energía y entusiasmo al equipo para seguir con los avances.
– En el caso de requerirse aprobación de presupuestos, un equipo que ha realizado implementaciones que han dado beneficios tiene muchas más oportunidades que sus propuestas sean aprobadas.
¿Cómo comunicar?
El cómo comunicar dependerá de las preferencias de las personas y de los códigos organizacionales. Aquí ofrecemos algunas ideas y sugerencias, que cada persona experimentará a su manera.
– Hacer listados de las mejoras, donde se pueda realizar seguimiento. Según las necesidades, se podrán diferentes columnas, tales como: Título, Descripción, Propuesto por, Responsable, Fecha de creación, Estado [Pendiente; En curso; Resuelto; Suspendido], Fecha de resolución. Puede incluir también área principal y las demás áreas dónde impacta la mejora. Puede estar también categorizado por tema, grado de impacto, o alguna otra variable que resulte útil.
– Ante incidentes o errores que se repiten, ayuda llevar un registro de las veces que ocurren. De esta forma, se resuelven las generaciones, el «siempre pasa lo mismo» se desarma mostrando datos reales «en el último mes, ocurrió una sola vez, estamos claramente mejorando».
– Algunas fábricas, por ejemplo, tienen carteles en su entrada: «Hoy cumplimos 204 días desde el último accidente. Nuestra meta a superar son: 346 días sin accidentes». Tener los indicadores tan expuestos, puede convertirse en un recordatorio para estar atentos, seguir cuidando lo logrado y motivarnos para alcanzar nuevos logros.
– Además de contar con información de indicadores, es importante comunicar los logros de forma emocional, con carteleras, reuniones presenciales, mails, vídeos.
– También, comunicar a través de gestos y reconocimiento directo a las personas que hicieron posible los logros.