Check-in / Check-out

A continuación, una técnica ágil para Reuniones de Equipos (Retrospectivas).

Objetivo: Conectarse con uno mismo y con los demás, para estar presentes en la reunión y mejorarla.

Duración: unos 5/10 minutos al comienzo de la reunión (Check-in) y/o unos minutos al finalizarla (Check-out).

Técnica: El facilitador (o convocante de la reunión) invita a cada uno a expresar algo breve, en una frase, y aclara que la propuesta es no interrumpirse, ni comentar las respuestas de otros, ni dialogar (mientras uno habla, los demás se concentran en escuchar). Puede usarse un «objeto parlante» (ej. pelota o bolígrafo), para marcar claramente quién tiene la palabra.


Beneficios:

• Nivelar introspección/extroversión: Tomarse unos segundos de insight para responder a la pregunta internamente y luego decirla en voz alta.
• Para las personalidades introvertidas, los ayuda a expresarse (en general, al haber hablado ya una vez, se facilita continuar hablando el resto de la reunión). Para las personalidades más extrovertidas, les ayuda a pensar antes de hablar y enfocarse en decir algo breve (facilitando que escuchen con respeto a los que menos hablan).
• Al comenzar, una pregunta del estilo «¿Cómo está cada uno? ¿Cómo llegó a la reunión?» permite resolver cuestiones prácticas. Ej. uno dice «muy cansado, anoche no dormí porque mi hijo está enfermo», ya sabemos que si le cuesta concentrarse no es porque no quiere colaborar en la reunión sino por su cansancio. O si otro dice «estresado, surgió un grave problema en producción y no sé cuándo podremos resolverlo», esto permite (una vez terminada la ronda de check-in) pensar juntos si es más prioritario que se quede en la reunión o dedique su tiempo a resolver otras cuestiones.
• Al finalizar, una pregunta del estilo «¿Qué te quedó de la reunión?» sirve para chequear qué le pasó a cada uno y conocer algunas reflexiones finales. Otra opción es averiguar «¿Cuán productiva fue la reunión para cada uno? ¿Preferiría haber estado haciendo otra cosa? ¿Alguna sugerencia para mejorar la reunión la próxima vez?»