Objetivo
Demostrar a un equipo la trampa del «No tengo tiempo» porque «No paro para pensar / escuchar / aprender / innovar». O también se puede usar para demostrar otras cosas, por ej. la importancia de tener mediciones para poder ver el progreso en la agilización de procesos, la importancia de crear nuevas soluciones y organizarlas en equipo.
Dinámica
Materiales previos: 1 pelota de tenis o similar.
La consigna inicial del facilitador puede ser algo así (hay diferentes versiones):
«Uds. son el equipo y yo el cliente, voy a contar el tiempo desde que entrego la pelota a un integrante del equipo (simbolizando un pedido) hasta que recibo la pelota de otro integrante del equipo (la respuesta al pedido). Para que el proceso se complete exitosamente tiene que ocurrir lo siguiente:
– Todos tienen que tocar la pelota, y tienen que hacerlo solo una vez.
– No pueden pasar la pelota ni a la derecha, ni a la izquierda.
– La pelota no puede tocar el piso, ni ser apoyada sobre ningún lugar (ni mesas, ni sillas, ni estantes, etc.)
Si en el medio del proceso no se cumple alguna de las reglas, el proceso comienza de nuevo, desde la persona que recibió la pelota del cliente.
«Ahora cuentan con 2 minutos para organizarse y acomodarse para realizar la transacción.»
A los dos minutos, el facilitador avisa que empieza el proceso a la cuenta de 3 y cronometra el tiempo en que transcurre para que completen exitosamente el proceso (puede ser que tengan que hacerlo más de una vez, se cuenta el tiempo total incluyendo los procesos que fallaron).
Al finalizar el facilitador menciona el tiempo, y dice que la competencia logró hacerlo en la mitad de tiempo. Les da 2 minutos para organizarse mejor y poder procesar la transacción en menos de la mitad del tiempo. Nuevamente avisa que empieza el proceso a la cuenta de 3 y cronometra el tiempo. Y así hasta que hagan cambios sustanciales en la organización y logren completar el proceso en 2 o 3 segundos.
Si hay dudas sobre la solución: Contacto
Posibles conclusiones
A través de la experiencia se puede notar la importancia de:
– Aportar ideas e implementarlas para ver cómo funcionan.
– Tener pautas claras: «Para que el proceso se complete exitosamente…».
– Crear desafíos: «Lo haremos en menos tiempo que la competencia…»
– Medir para saber si se mejoró o no, y cuánto.
– Parar para pensar y agilizar procesos, implica un gran ahorro de tiempo organizacional.