Experiencia con el Tablero de Tareas

En el sector Administrativo de una Pyme, conformado por tres personas, implementaron el Tablero de tareas y les ha servido para:

Disminuir distracciones
Tienden a saltar de una tarea a otra, esto implica una pérdida de tiempo y conduce al agotamiento mental. El tablero ayuda en:
– Colocar los pedidos en la columna «Pendientes», no es necesario pensar en ellos hasta el momento de encararlos. Además si el pedido no está completo, no lo reciben y queda el papel en la computadora de quien tiene que completar la información antes de pasarlo a Administración.
– Medir la cantidad de tareas en la columna «En curso», ponerse un tope máximo de tareas que se pueden estar resolviendo contemporáneamente. Esto ayuda a poner foco y prioridades.

Ofrecer transparencia a otras áreas
Tienden a percibir un alto nivel de presión para finalizar las tareas. El tablero ayuda en:
– Cuando alguien realiza el pedido puede, a simple vista, ver cuántas tareas ya hay en curso y cuántas pendientes, por lo tanto es más fácil que se dé cuenta que no puede ser resuelto YA.
– Cuando alguien quiere saber el estado, puede ver dónde está su pedido y cómo quedó posicionado en la cola de trabajo.
– Cualquiera puede ver la cantidad de tareas que resuelven, y por lo tanto, tomar consciencia del volumen de trabajo que manejan.

Aumentar la sensación de satisfacción
Tienden a quedarse pensando en lo pendiente de resolución, aún cuando están fuera de la oficina. El tablero ayuda:
– Visualizar la cantidad de tareas finalizadas, e irse de la oficina con esa imagen mental.
– Invitar a tomar consciencia: Si quiero estar insatisfecho pienso en todo lo que no termine, si quiero estar tranquilo me felicito por haber hecho mi mejor esfuerzo y pienso en todo lo que logré resolver.
– Ayuda a tener expectativas más realistas sobre lo que puedo resolver en un día.

Mejorar y simplificar
Tienden a estar volcados a lo operativo, sin parar para pensar. El tablero permite realizar reuniones de retrospectivas, que los ayuda a:
– Analizar periódicamente todas las tareas terminadas.
– Descubrir patrones de comportamiento. Ej. «Los pedidos de presupuesto son corregidos varias veces por falta de información»; «Hay muchos pedidos de caja chica para el proveedor AM»
– Tomar decisiones. Ej. «No aceptar pedidos de presupuesto hasta que la información no esté completa»; «Abrir una cuenta corriente con el proveedor AM».
– Medir impacto de las decisiones: anotan todos los puntos de mejora identificados y la solución propuesta, en la siguiente reunión de retrospectiva, revisan qué pasó ejecutando la solución. Si no hubo una mejora, piensan en otra propuesta de solución.

Hace un mes que los están usando y han sentido todos los beneficios… ahora el desafío más grande: sostener la mejora en el tiempo, incorporándola como una parte natural del trabajo.