Guía para organizadores – Open Space (Espacio Abierto)

¿Qué es?

– Es una metodología de creación colectiva de eventos.
– La dinámica tiene reglas mínimas para facilitar que los participantes auto-organicen las actividades: ellos mismos proponen los temas a ser tratados, los votan, organizan las sesiones, participan y escuchan.

Sus beneficios principales:
– Se genera un muy buen clima de intercambio y colaboración, facilitando el encuentro entre personas afines, la ampliación de la red de contactos y el enriquecimiento mutuo.
– Se reducen al mínimo el tiempo y los costos de organización.

¿Cómo organizarlo?

CONVOCATORIA: Desde la institución o grupo organizador se plantea un tema/pregunta muy genérica, por ejemplo «¿Cómo educar adolescentes hoy?» o «¿Cómo mejorar como emprendedores?». Una vez definido el tema y el lugar, se invita a concurrir al Open Space a todas las personas que estén involucradas.
LUGAR: Para el día del Open Space se necesita un lugar amplio, donde se pueda poner uno o dos círculos concéntricos para hacer la apertura y el cierre (la idea es que sea simple para cualquiera de los presentes llegar al centro, y también que se facilite el contacto visual entre los participantes). Ideal una sala muy grande con sillas que se puedan mover, puede ser también un patio o un gimnasio. La capacidad ‘Open Space’ de un aula con sillas es la mitad de la capacidad con sillas puestas en ‘auditorio’. También es necesario contar con tres o cuatro salas para las sesiones del Open (con sillas movibles). Si hay coffee-breaks que sean en un espacio común (por ejemplo, un pasillo, es importante que no en una de las salas de las sesiones).

DÍA DEL EVENTO: Se elige un facilitador, que simplemente presente la modalidad de trabajo y acompañe durante el desarrollo, evitando posibles inconvenientes que puedan surgir. En sala de apertura: Se ordenan las sillas en círculos concéntricos y en el medio se dejan a disposición marcadores (por lo menos 4) y Post-Its o papeles (con tamaño mitad de una A4, con pegamento resistente). Tienen que quedar accesible dos superficies (pizarrón, tablero, pared lisa, o ventana de fondo oscuro): uno para pegar post-its con las propuestas de sesiones y otro con la grilla armada (indicando salas disponibles, horarios de comienzo y fin de las sesiones, quedando claros los intervalos y coffee-breaks). Los lugares donde se ubican los post-its de temas propuestos y donde se arma la grilla deben ser amplios para que la gente pueda observar, caminar, comunicarse, votar, armar la grilla. En las salas disponibles para las sesiones haya rotafolio o pizarrón, marcadores o tiza y borrador. En la recepción, puede haber una persona que dé la bienvenida.

APERTURA DEL EVENTO: Puede durar entre 30 minutos y una hora, según la cantidad de asistentes y su motivación para proponer temas y agilidad para armar la agenda.
– Paso 1: El evento comienza con los asistentes en los círculos. El facilitador pide a los participantes que quieran plantear cualquier tema de discusión que se levanten de su asiento, vayan al centro, digan su nombre y enuncien el tema. (Ejemplo: «Mi nombre es Aldo Bonzi y mi charla se titula “Cómo motivar a los estudiantes para que se comprometan con la tarea en sus casas” o “Por qué a los jóvenes les cuesta tanto escucharse entre ellos y cómo lograrlo”). Cada participante puede proponer un debate, dar una presentación o pedir que le expliquen sobre esa temática. Una vez hecha la propuesta, la persona escribe el título de su charla y su nombre en un Post-It y lo pega en una pared. Si hay más de una persona con el mismo nombre hay que aclarar el apellido u otro nombre para identificarlo.
– Paso 2: Los asistentes eligen sus charlas preferidas. Se le asigna a cada participante X cantidad de votos que los anotan con palitos en los post-its. Pueden votar un solo tema o distribuir los votos.
– Paso 3: A partir de una grilla similar a la de una conferencia (3 o 4 espacios en simultáneo, divididos en bloques de 45 minutos o 1 hora cada uno), los asistentes arman la agenda con los temas votados.
– Paso 4: Se suceden las sesiones de forma auto-organizada. Quien propuso cada charla debe abrirla y cerrarla. El resto de los asistentes pueden entrar, exponer y salir a las charlas según lo deseen. Es recomendable que haya por lo menos un facilitador con experiencia en cada sala, para que en el caso que se atasque el flujo de la sesión pueda proponer soluciones ágiles.

CIERRE DEL EVENTO: Vuelven a encontrarse en el espacio común, se forma un círculo y se destina un tiempo para hacer el cierre, que puede consistir en decir palabras o frases de lo que cada uno se lleva, expresar agradecimientos, realizar anuncios, proponer mejoras para un próximo encuentro.

Info vinculada

– Guía para asistentes
– «Open Space Technology: A User’s Guide», de Harrison Owen. Tenemos un resumen en español del libro que nos pueden pedir en Contacto