¿Cómo tomar decisiones en la transformación digital? (Marco CYNEFIN)

Ingrid AstizActividades1 Comment

El Marco CYNEFIN aporta conocimientos para analizar contextos y ayudar en la toma de decisiones. A continuación lo voy a explicar de una forma libre y buscando que sea útil para quienes están con el desafío de la transformación digital.

DESORDEN. Pueden mirar la imagen y encontrar en el centro “desorden”… esa es la primera sensación cuando veo a los equipos que intentan dar los primeros pasos en la transformación digital. Si no se reconoce este contexto se convierte en un pantano, que cuanto más se mueven los proyectos y las personas, más se hunden. En cambio, si se reconoce el desorden puede transformarse en un disparador para ordenarse de una nueva forma. Para hacer este cambio, suelen ayudar las actividades grupales tales como: armar un mapa de proyectos y temas en curso, escribir el propósito de la organización, construir juntos una visión de futuro.

Hay una decisión clave de los socios y/o el CEO sobre cuánto tiempo y recursos invertir en el proceso de transformación digital. Por otro lado, cualquier persona en la organizador puede ser un activador de la búsqueda de un nuevo orden.

SIMPLE. Una vez que comienzan a organizarse, los mismos equipos identifican accionables simples, que ellos mismos cuentan con los conocimientos y las habilidades para llevarlos adelante. Algunas cuestiones pueden parecer obvias, de sentido común, cosas que ya sabían que era necesario hacerlas y sólo faltaba ponerlas sobre la mesa, darles prioridad y asumir el compromiso de resolverlas. Por ejemplo, reordenar la información para que sea fácil de encontrar, tirar papeles, aplicar tips para reuniones efectivas, tomarse un tiempo para escuchar a un cliente o a un compañero. A veces hay temas que a primera vista parecen complicados pero una vez que los bajamos a detalle y los dividimos en pequeños temas, se vuelven simples.

Las decisiones simples pueden ser tomadas por los integrantes de los equipos y priorizarse de forma democrática (por ejemplo, cada uno puede tener 3 o 5 puntos para votar y luego se ordenan las tareas según la cantidad de votos).

COMPLICADO. Acá aparecen temas que requieren de un experto (por ejemplo, marketing digital), por eso es importante que el equipo pueda reconocer qué no sabe y qué les vendría bien sumar a alguien más al equipo, o que alguien se dedique a estudiar sobre ese tema. También hay soluciones que necesitan construirse en equipo combinando saberes y experiencias de los integrantes, y que lo complicado es encontrar el tiempo y la forma para pensar juntos (por ejemplo, rediseñar un proceso donde varias áreas de la organización intervienen). Si se subestima lo complicado, los temas pueden convertirse en problemas que a su vez generen gran frustración, desmotivación e incluso conflictos. En la era digital, es importante no confiar en saberes del pasado y actualizarse constantemente. También renovar los procesos y aprender nuevas formas de trabajar.

Las decisiones complicadas es conveniente que sean tomadas por expertos, por comisiones o por equipos de trabajo que busquen el consenso (es decir, se trabaja hasta encontrar una solución que satisfaga a todos los involucrados).

COMPLEJO. Aquí está el mayor desafío de la transformación digital, cuando por ejemplo implica reinventar el negocio, renovar la cultura organizacional, crear un laboratorio de innovación. Implica cuestionarse creencias, ir más allá del mundo que tenemos la ilusión de controlar, convivir con la incertidumbre. Aquí es fundamental tenernos paciencia, construir equipos multidisciplinario, avanzar con metodologías que nos permitan crear, experimentar, aprender, cambiar, ajustar. En este punto las organizaciones están solas, no pueden copiar y pegar soluciones de otros, no les sirve contratar a gurues, sólo pueden transitar un camino que los haga únicos en el mercado y que los haga brillar con su propia luz.

Con las decisiones complejas no podemos estar seguros de los resultados: se toman basadas en casos pasados de éxitos y fracasos, más que en reglas lógicas y definibles. A veces se parten en pequeñas decisiones de experimentos que puedan ser medidos y de los cuales se pueda aprender. Y según el tema habrá que involucrar a diferentes personas y ver juntos cómo conviene avanzar.

CAOS. El contexto de CAOS es cuando no sabemos y no podemos saber cuáles son las “respuestas correctas”. Son momentos de turbulencia con muchas decisiones por tomar y nada de tiempo para pensar. Puede ser que trabajemos los temas con mucho cuidado y que -dada la era digital- igual algo se nos vuelva inmanejable o que convenga cerrar nuestra empresa. O el caso de las empresas con un crecimiento exponencial y disruptivo que manejan a toda velocidad y que un error puede significar una crisis de toda la empresa. El caos es duro de transitar, y sobre todo será importante la rápida reacción para no quedar sin fondos, llenos de deudas y con juicios laborales. Mi intención no es asustar ni angustiar, es sólo que poniendo nombres a los diferentes contextos y preparándonos para manejarnos en ellos, podremos crearnos oportunidades.

Las decisiones en los contextos caóticos hay que tomarlas rápido. Según el tema podrá ser tomada por un experto, o un equipo de trabajo o por los socios de la empresa.

Me encantaría escuchar comentarios e ideas…

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