14 Tips para organizar reuniones efectivas

Ingrid AstizDinámicas y ejercicios, Herramientas, ProductividadLeave a Comment

Hay muchos grupos bien intencionados que no logran sus objetivos, o que se demoran meses en alcanzarlos. Y lo que es más grave que muchas veces no se dan cuenta que son tremendamente ineficientes y, por lo tanto, no buscan mejorar sus dinámicas de grupo. Esto los atasca, desgasta, frustra. La buena noticia es que la eficiencia se puede aprender y aquí les comparto algunas sugerencias para empezar:

  1. Elegir la hora y lugar de la reunión tomando en cuenta a todos los participantes. Si el grupo es pequeño y/o trabaja en las mismas oficinas suele ser bastante sencillo elegir este punto. En cambio, cuando el grupo es grande y/o se mueven por diferentes zonas de la ciudad y/o hay algunos con poca disponibilidad de agenda, es conveniente utilizar herramientas como http://doodle.com/es/ y http://whenisgood.net/ Estas herramientas permiten al organizador elegir un cierto rango de días y horarios disponibles, luego enviar un link a todos los invitados para que cada uno marque qué días/horarios puede, y si hay varias opciones de lugar de encuentro, el organizador puede pedir que escriban sus preferencias en los comentarios. Con esta información el organizador puede elegir la opción donde todos o la mayoría pueda participar. Motivo: Ayuda primero a que los invitados puedan asistir, y segundo a que sepan que su presencia es importante y por eso se les da opciones para elegir hora y lugar.
  2. [Invitación] Acordarse de incluir a todos con sus mails actualizados. Eso permitirá ir viendo quiénes efectivamente confirmaron la reunión. Motivo: Más allá que haya una confirmación de forma oral, algunas personas pueden olvidar anotarse la reunión y luego olvidarse. Por eso, nunca está de más y muchas veces ayuda, que el organizador envíe la invitación.
  3. [Invitación] Escribir un título corto y descriptivo. Puede ser el objetivo de la reunión; verificar que para todos los participantes sea claro; evitar palabras que no agregan información o demasiado generales como “reunión”. Motivo: A los participantes les quede ordenada y clara su agenda.
  4. [Invitación] Especificar el horario de finalización. Al estimar la duración de una reunión, se puede tomar en cuenta la duración de reuniones anteriores con objetivos similares. Motivo: para que los participantes puedan organizar las actividades del día.
  5. [Invitación] Aclarar lugar/sala, si alguien puede no conocer la dirección recordar incluirla.
  6. [Invitación] Especificar el objetivo de la reunión y, si es posible, los temas a tratar. Motivo: lograr foco y que el objetivo sea cumplido. Si durante la reunión emerge un tema no planificado o una conversación que no aporta al objetivo planteado, se puede conversar y acordar entre los presentes si se toma un tiempo para conversar sobre ese punto o si se desea convocar otra reunión para ese objetivo.
  7. [Invitación] Diferenciar entre invitados obligatorios (agregados en el Para) y opcionales (agregados en el CC). Motivo: Para poder establecer algunos acuerdos, tales como: que la reunión comience cuando estén los invitados obligatorios presentes, si llegan a tener problemas para llegar puntualmente, deberían avisar al que convocó la reunión; los invitados opcionales pueden faltar o llegar tarde sin avisar. Si un invitado tiene dudas sobre la utilidad de participar de la reunión, sugerimos que llame al convocante para dialogar sobre la duda y determinar si efectivamente es necesaria o no su participación. Todo esto ayuda a evitar pérdidas de tiempo de los diferentes invitados.
  8. [Invitación] Aclarar qué es necesario realizar antes de la reunión. Motivo: Lograr que los objetivos planteados para la reunión se resuelvan en el menor tiempo posible.
  9. [Invitación] Definir un moderador/facilitador. Si no se aclara suele ser el convocante, si no puede asignarse algún Scrum Master o persona con habilidades para facilitar reuniones. Esa persona se encarga de actividades tales como: mantener el foco en el objetivo y temas, moderar en discusiones, evitar dispersiones e interrupciones, ayudar la toma de decisión, promover la generación de ideas, destrabar los atascos, cuidar que se respete el horario de finalización. Motivo: Lograr una reunión efectiva y creativa.
  10. [Invitación] Si hay, enviar material o links con información. Aclarar si su lectura es opcional u obligatoria antes de asistir a la reunión. Motivo: Evitar que las personas que ya conocen esa información pierdan tiempo durante la reunión, escuchando cosas que ya saben o explicando cosas que están documentadas.
  11. Recordar reservar la sala. Motivo: En algunas oficinas la reserva con tiempo es requerida.
  12. La puntualidad es clave para la eficiencia, tanto en horario de comienzo como en horario de finalización. Cuando el facilitador se da cuenta que no se está llegando al objetivo dentro de la duración definida al inicio, se puede reprogramar la finalización de la reunión con el acuerdo explícito de todos los participantes o programar una nueva reunión. Motivo: Para evitar que haya algunas personas esperando a otras, y porque cuando se instala la cultura de la impuntualidad cada vez se va corriendo más el comienzo de las reuniones (se asume que algún otro llegará tarde y entonces tienden a llegar cada vez un poco más tarde). También es importante, que cuando llega alguien tarde, no se repita lo ya conversado (una vez finalizada la reunión, alguien que estuvo desde el principio puede ponerlo al tanto de lo conversado en su ausencia). Si hay una cultura de impuntalidad, hay actividades y acuerdos de grupo que se pueden realizar para resolverlo.
  13. Diseñar formas para hacer más eficientes las reuniones, que duren menos y que no haya personas que no aportan ni reciben valor por participar. Motivo: Ganar eficiencia. Eliminar las prácticas que no agregan valor.
  14. Hacer una mini-encuesta de 5 minutos al final de cada reunión. Por ejemplo, hacer una ronda de comentario final sobre la reunión, o hacer un checklist del estilo:
    • ¿Fuimos puntuales? ¿Se respetó la duración definida inicialmente?
    • ¿Llegamos al objetivo? ¿Estamos conformes con lo logrado?
    • ¿Hubo distracciones, repeticiones, pérdidas de tiempo, conversaciones que no aportaron valor?
    • ¿Alguien sintió que hubiese sido más productivo estar haciendo otra cosa (en cambio de estar en la reunión)?

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