Mails y Eficiencia: Buenas prácticas

La acumulación de correo sin leer puede ocasionar:
– Pérdidas de oportunidades de negocio y/o Insatisfacción de clientes
– Incumplimiento de plazos y/o Generación de inconvenientes por no haber accionado a tiempo
– Retrasos y pérdidas de tiempo de otras personas, que esperan mi respuesta para continuar

Algunos tips para ganar eficiencia en el manejo de mails y evitar estos problemas:

Foco y Eficiencia
Es bueno, dedicar un tiempo -libre de interrupciones- para limpiar completa la Bandeja de Entrada. Tomando algunas Prácticas GTD (para mantener la mente despejada e incrementar la eficiencia), recomiendo hacer este chequeo por cada mail (uno a la vez, sin saltar de un mail a otro):
– Si es un tema para delegar, hacerlo en el momento.
– Si corresponde organizar la agenda (coordinar una reunión o crearse un recordatorio), hacerlo en el momento.
– Si implica realizar una tarea de menos de 2/3 minutos, hacerlo en el momento.
– Si implica realizar una tarea de más de 2/3 minutos, de prioridad Alta, anotarlo en una lista de tareas o pasar el mail a una carpeta que se llame «Tareas próximas a realizar».
– Si implica realizar una tarea de más de 2/3 minutos, de prioridad Media o Baja, anotarlo en una lista de tareas o pasar el mail a una carpeta que se llame «Tareas a realizar».
– Si implica una buena idea, anotarlo en una lista de Ideas/Sugerencias o pasar el mail a una carpeta que se llame «Algún día/Quizás».
– Si es algo interesante o divertido (ej. Link a una charla TED), pasar a una carpeta creada para tal fin (o una cuenta de mail personal, para los ratos libres).

Una vez que la Bandeja está limpia, pasar a las «Tareas próximas a realizar». Otra sugerencia: cuando se está en otra tarea, no interrumpirla por cada mail que entra. Si es difícil mantener el foco, pueden cerrar la aplicación de correo hasta completar las tareas (Ver Pomodoro Technique)

Correo no deseado
Dejar el correo no deseado en la bandeja de entrada, es un factor de distracción y por lo tanto un desperdicio de tiempo. Sólo eliminarlo es una solución de corto plazo, volveré a recibirlo y cada vez serán más. En cambio ayuda:
– De avisos no deseados, marcar la opción «Desuscribirme». Si esta opción no está responder con asunto «Remover». Si esto no funciona y vuelven a recibir el correo, marcarlo como «Spam».
– De mails de conocidos sobre temas que no me interesa estar informado, avisarles que no me copien en esos mails.
– Cada vez que se registre en algún sitio de Internet de poco interés profesional, hagalo con una cuenta creada para tal fin, que no sea la habitual de trabajo.
– Ante cadenas de niños perdidos, enviar la info de http://www.missingchildren.org.ar/ o de hoax (http://es.wikipedia.org/wiki/Bulo), buscar la info real en google y avisar que no sigan reeviando mails falsos.
– Configurar filtros Anti-Spam

Escritura/Lectura ágil
Tanto para escribir como para pedir a las personas con las cuales uno trabaja:
– Escribir el Asunto con un texto descriptivo o incluso realizar acuerdos sobre cómo clasificarlos. Ej. Poner primero el Tema o el Nro identificatorio del proyecto, luego el punto a tratar.
– Escribir mails cortos y claros, donde dá la información relevante (no más) y expresa qué necesita (Hacer pedidos).
– Escribir en el Asunto si es urgente o tiene un plazo de vencimiento.
– Enviar mails que realmente sean significativos (respeta el tiempo del destinatario).
– Reducir la cantidad de mails, direccionar las preguntas para concretar lo más rápido posible (ej. En cambio de una pregunta abierta «Te parece que nos reunamos?» enviar algo así «Me gustaría que nos reunamos la semana que viene. Mi disponibilidad es el martes o jueves por la mañana, por el centro o Palermo. En qué momento y lugar es cómodo para vos?»)
– En el «Para» están los que querés que respondan el mail, en el «CC» quienes deseas que esté informados, en el «CCO» quienes querés que reciban el mail pero que los demás no lo vean. Es muy importante no copiar a personas «por las dudas», mejor preguntarles si les interesa estar copiadas o prefieren estar informadas del tema de otra forma (ej. con un informe semanal o mensual).
– El «Responder a todos» es práctico, pero también es bueno reflexionar si es conveniente que todos estén al tanto de las respuestas o más vale sólo responder a una persona.
– Si es posible, aclarar si necesito o no una respuesta al mail (Ej. «Te escribo para que estés al tanto, no necesito una respuesta» o «Me gustaría saber qué pensás de lo que te comenté»).

Resolución de conflictos
– No responder mails por una reacción emocional, por miedo o enojo. Esperar hasta que la emoción se calme, razonar una buena respuesta y luego escribirla.
– No reenviar información confidencial, o donde alguien pueda sentir su confianza traicionada.
– No copiar a más personas en mails de respuesta a temas conflictivos (sólo para buscar testigos o aliados, que puedan hacer que el remitente se ponga más a la defensiva)
– No enviar mensajes por temas que podrían resultar confusos o largos de resolver por escrito, mejor utilizar el teléfono o una reunión presencial. Si es necesario utilizar el mail, escribirlo con amabilidad y precisión.