Mejorar la productividad con Kanban

Ingrid AstizComunicación creativa, Creatividad e innovación, Cultura organizacional, Desarrollo de equipos, Herramientas, Los preferidos, Manejo del tiempo, Metodologías ágiles, Motivación, Productividad7 Comments

Para algunos emprendedores y equipos de trabajo: Kanban les cambia la vida.

¿Suena exagerado? sí, es exagerado, pero muchos me lo han dicho.

 

¿Versión web o cartelera física?

  • Si los equipos están distribuidos geográficamente pueden usar aplicaciones web (como https://trello.com).
  • La cartelera física sirve como recordatorio constante para el equipo y para dar información a los visitantes de la oficina. También puede transportarte a una sala de reunión para conversar sobre el avance de las tareas, para priorizar las tareas pendientes y para detectar oportunidades de mejora.

Propuestas básicas de Kanban

  • Diseñar las columnas según los estados del flujo productivo o etapas en el proceso de negocio.
  • Dividir el trabajo en tareas (que son escritas en post-its). La sugerencia es definir un tamaño máximo de cada tarea: por ejemplo, que su resolución no lleve más de 8Hs. Entonces si hay tareas mayores a 8 Hs la sugerenencia es que sean desagregadas en tareas más pequeñas.
  • Priorizar las tareas, poniendo más arriba las que aportan mayor valor de negocio y/o costo de demora.
  • Aclarar en los post-its el nombre de la persona responsable de resolverla. Si el equipo es auto-organizado, las tareas serán auto-asignadas.
  • Limitar el WIP (Work In Progress, número de tareas máximo por columna). Es decir, enfocarse en una tarea hasta terminarla, y recién ahí pasar a la siguiente tarea.
  • Medir el lead time (el tiempo medio que tarda una tarea en ser resuelta). Para ello es necesario escribir en las tarjetas la fecha de inicio y de finalización.
  • Marcar las tareas con impedimentos, ponerles sticker de color o ponerlas en una sección separada.
  • Erradicar la sobrecarga de tareas que no pueden ser completadas en el corto plazo. Es decir, no tomar más trabajo del que se puede realizar.
  • Mejorar constantemente el tablero: rediseñar las columnas, incorporar nuevas tareas, repriorizar, ajustar el WIP, reducir el lead time.
  • Separar en diferentes tableros o agregar secciones horizontales en un mismo tablero, por áreas de trabajo o proyectos en curso.

Algunos beneficios de una correcta implementación

  • Organización simple, efectiva y flexible, que permite mejorar el flujo de trabajo y alcanzar un ritmo sostenible.
  • Visibilidad sobre el volumen de trabajo, el avance de las tareas, las asignaciones, los impedimentos, los cuellos de botella.
  • Incremento de la productividad por identificar con mayor facilidad las oportunidades de mejora y los impedimentos a resolver, por erradicar la sobrecarga y limitar el WIP.
  • Incremento del nivel de colaboración entre los miembros del equipo por el incremento de la visibilidad.
  • Incremento de la confianza ya que al tener información sobre la capacidad del equipo y los tiempos promedios, se simplifica la estimación y el cumplimiento de plazos.
  • Incremento de la satisfacción profesional y la motivación por reducir el lead time, erradicar la sobrecarga, eliminar el estrés y mejorar las prácticas constantemente.

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