Mejorar la productividad con Kanban

Para algunos emprendedores y equipos de trabajo: Kanban les cambia la vida.

¿Suena exagerado? sí, es exagerado, pero muchos me lo han dicho.

¿Versión web o cartelera física?

• Si los equipos están distribuidos geográficamente pueden usar aplicaciones web (como https://trello.com).
• La cartelera física sirve como recordatorio constante para el equipo y para dar información a los visitantes de la oficina. También puede transportarte a una sala de reunión para conversar sobre el avance de las tareas, para priorizar las tareas pendientes y para detectar oportunidades de mejora.

Propuesta básica de Kanban

• Diseñar las columnas según los estados del flujo productivo o etapas en el proceso de negocio.
• Dividir el trabajo en tareas (que son escritas en post-its). La sugerencia es definir un tamaño máximo de cada tarea: por ejemplo, que su resolución no lleve más de 8Hs. Entonces si hay tareas mayores a 8 Hs la sugerenencia es que sean desagregadas en tareas más pequeñas.
• Priorizar las tareas, poniendo más arriba las que aportan mayor valor de negocio y/o costo de demora.
• Aclarar en los post-its el nombre de la persona responsable de resolverla. Si el equipo es auto-organizado, las tareas serán auto-asignadas.
• Limitar el WIP (Work In Progress, número de tareas máximo por columna). Es decir, enfocarse en una tarea hasta terminarla, y recién ahí pasar a la siguiente tarea.
• Medir el lead time (el tiempo medio que tarda una tarea en ser resuelta). Para ello es necesario escribir en las tarjetas la fecha de inicio y de finalización.
• Marcar las tareas con impedimentos, ponerles sticker de color o ponerlas en una sección separada.
• Erradicar la sobrecarga de tareas que no pueden ser completadas en el corto plazo. Es decir, no tomar más trabajo del que se puede realizar.
• Mejorar constantemente el tablero: rediseñar las columnas, incorporar nuevas tareas, repriorizar, ajustar el WIP, reducir el lead time.
• Separar en diferentes tableros o agregar secciones horizontales en un mismo tablero, por áreas de trabajo o proyectos en curso.

Complemento: Reuniones de avance

Los equipos suelen necesitar una reunión diaria de avance, que puede tomar el formato de Daily meeting. Este formato de reunión no dura más de 15 minutos, todos de pie para hacerla ágil, para que nadie se extienda en detalles. Si esto no es posible, puede ser teleconferencia, vía mail o por grupos en Whatsapp, Telegram, Slack. Cuando son grupos se acuerda un tiempo máximo de audio, por ejemplo 2 min. Durante la reunión la propuesta es que cada persona del equipo responde brevemente a 3 preguntas:

• ¿Qué hice desde la última reunión de avance? (y puede mover los post-its vinculados en el tablero Kanban)
• ¿Qué me propongo hacer hasta la próxima reunión de avance? (Idem con los post-its)
• ¿Qué obstáculos encuentro? (Puede anotarlos en la sección de tareas impedidas)

Algunos beneficios de una correcta implementación

• Organización simple, efectiva y flexible, que permite mejorar el flujo de trabajo y alcanzar un ritmo sostenible.
• Visibilidad sobre el volumen de trabajo, el avance de las tareas, las asignaciones, los impedimentos, los cuellos de botella.
• Incremento de la productividad por identificar con mayor facilidad las oportunidades de mejora y los impedimentos a resolver, por erradicar la sobrecarga y limitar el WIP.
• Incremento del nivel de colaboración entre los miembros del equipo por el incremento de la visibilidad.
• Incremento de la confianza ya que al tener información sobre la capacidad del equipo y los tiempos promedios, se simplifica la estimación y el cumplimiento de plazos.
• Incremento de la satisfacción profesional y la motivación por reducir el lead time, erradicar la sobrecarga, eliminar el estrés y mejorar las prácticas constantemente.