GTD y ZTD – Productividad personal

Ingrid AstizCoaching expresivo, Comunicación creativa, Creatividad e innovación, Cultura organizacional, Desarrollo de equipos, Herramientas, Liderazgo, Los preferidos, Manejo del tiempo, Motivación, Productividad, Resolución de conflictos10 Comments

El presente diagrama es un resumen realizado por Fuerza Tres.

¿Qué es GDT / ZTD?

GTD (Getting things done), diseñado por David Allen, y ZTD (Zen To Done), versión simplificada por Leo Babauta, son métodos de gestión de las actividades que ayudan a tomar el control de tu día, incrementar la productividad y reducir el estrés. Se basan en el principio que una persona necesita despejar las tareas pendientes de su mente y enfocarse en una tarea por vez (nada de multi-tasking ni interrupciones). Es para evitar hacer gran cantidad de tareas que van surgiendo y terminar el día agotado sin haber completado nada significativo.

Propuestas básicas

  • Anotar los recordatorios en repositorios (mails, bloc de notas, grabadoras, agendas).
  • Procesar y organizar esa información, al menos una vez por semana.
  • Crear y actualizar constantemente listas completas de tareas específicas para cada contexto o tema.
  • Planificar detallando una serie de acciones, aclarando sobre todo las tareas próximas a realizar.
  • Cualquier nueva tarea que pueda ser completada en menos de dos minutos hacerla inmediatamente.
  • Las tareas que no son propias, delegarlas. Si requieren un seguimiento o una acción siguiente, registrarlas.
  • Las sugerencias o ideas para “Algún día/Quizá”, registrarlas separadamente.
  • Revisar las listas diariamente, o aquellas de baja actualización, semanalmente.
  • Utilizar el calendario para las tareas que tienen un plazo específico (por ejemplo, reuniones, revisión de una entrega).
  • Contar con un sistema recordatorio debe ser fácil y rápido tanto para almacenar como buscar la información. “Mantenerlo simple” es clave para que funcione.
  • Tomarse tiempos libres para relajarse, despejar la mente, para no hacer nada, para disfrutar y dejar que aparezcan las nuevas ideas.
  • Cuando estoy haciendo una tarea, mantener el foco, cerrar todas las aplicaciones que puedan interrumpir (mails, alarmas de calendario, teléfono), si surge una distracción que requiere una acción, anotarlo para ocuparme más tarde.

Agregados por ZTD

  • Una vez a la semana hacer una lista de las “grandes rocas” (objetivos a conseguir durante la siguiente semana). Cada día identificaremos las 2-3 “tareas más importantes” alineadas a las “grandes rocas”.
  • Evitar introducir en nuestras listas de proyectos y “algún día/quizá” todo lo que se nos pase por la cabeza. En su lugar, la propuesta es eliminar todo lo que no sea esencial. Si es algo realmente importante, volverá a aparecer.
  • Mantener nuestro escritorio limpio y nuestra bandeja de entrada despejada de mails.
  • Crear rutinas en las que integremos los distintos hábitos. Todo lo que pasamos a hacer de forma automática, nos consume menos energía y tiempo.
  • Encontrar nuestra pasión! y dedicarnos a eso que nos haga sentido a nosotros.

Aclaraciones subjetivas de Ingrid

  • Contar con un buen método de organización personal, con el corazón lleno de ansiedad y la mente agitada persiguiendo metas ajenas, sólo hace que corramos más rápido en una ruedita de hamster.
  • Decidir ser fiel a uno mismo, y no llevarlo esto a la acción, nos congela como soñadores.
  • En cambio: Decisión existencial + Organización personal = Abre las puertas a nuevas realidades.
  • Si quieres ayuda para implementarlo, puedes escribirnos a través de Contacto.

10 Comments on “GTD y ZTD – Productividad personal”

  1. Vicente Saraco

    Puedo recomendar un paso más, como para llegar más lejos: una vez que se domina la técnica con post-it, anotaciones, listas y documentos, se puede empezar a practicar “no escribir nada” y aprender a realizar pequeños procesos mentalemente, a un nivel puramente abstracto, con el criterio de entrenar al cerebro a tener en cuenta todos los pasos de un proceso, traer a la memoria solo aquello que es prioritario e importante, y aprender a alinear todos los procesos a un objetivo específico.

    Con esta técnica desarrollé un método para estudiar repertorios musicales que me permite dar conciertos enteros de piano de memoria, sin tener que ni siquiera armar una lista de temas.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Captcha *