Retrospectivas ágiles (Reuniones de equipo)

¿Qué son?

Las retrospectivas son un tipo de reunión para mejorar las dinámicas de un equipo de trabajo, en temas tales como relaciones humanas, métodos de trabajo, cuestiones técnicas.

Pueden realizarse luego de una entrega al cliente (Scrum), cuando finaliza un ciclo de trabajo, como encuentros quincenales o mensuales, o también pueden estar como encuentro ocasional para resolver un tema en particular.

¿Cuáles son sus beneficios?

Cuando se realizan con honestidad y compromiso: potencian los equipos de trabajo, fortalecen la confianza, mejoran la comunicación, estimulan la creatividad, agilizan la reflexión conjunta, motivan la acción en sinergia.

Cuando en el equipo faltan ciertas habilidades vinculadas a la comunicación, recomiendo cierto trabajo previo y un acompañamiento en las primeras retrospectivas.

¿Cómo es la dinámica de la reunión?

A continuación presento una dinámica básica y simplificada, para dar una primera idea y motivar las primeras experimentaciones.

1. APERTURA. El equipo se reúne por una a dos horas (la hora de finalización puede estar pre-definida o acordarse en ese momento según cómo esté la agenda de los participantes). Se cuida generar un clima emocional propicio para estar juntos y hablar con sinceridad. Puede abrirse con un ejercicio que ayude a las personas a conectarse con el momento de la reunión y conectarse entre ellos, por ejemplo, se puede hacer una ronda de un sincero «¿cómo estás?», donde se responda más allá de «bien/mal» y se pueda -por ejemplo- expresar «preocupado, acabo de leer un mail de un cliente enojado», «cansado, anoche mi hijo me despertó varias veces». Saber cómo está cada uno, nos conecta y nos ayuda a interpretar mejor sus actitudes.

2. DIVERGENCIA. Se formulan preguntas que estimulen la reflexión y motiven la mejora continua, tales como:

•  ¿Qué hicimos bien y queremos seguir haciendo?
•  ¿Qué queremos dejar de hacer?
•  ¿Qué podemos empezar a hacer que nunca hicimos?
•  ¿Qué obstáculos identificamos y cómo nos proponemos superarlos?
•  ¿Qué más tengo para expresar y pedir?
•  ¿Qué más puedo escuchar y aprender?

3. DISCUSIÓN EXPERTA. Analizan situaciones (conflictos, problemas, desafíos) y reflexionan juntos.

4. CONVERGENCIA. Diseñan accionables y acuerdos de trabajo, nuevas formas de hacer o resolver algo. Escriben una lista de tareas con responsable y plazo.

5. CIERRE. Es importante también que el cierre sea agradable. Si hubo conflictos, tensiones, es el momento de dejarlos ir. Se puede hacer una ronda de cosas que gustaron y que no gustaron en la reunión, así cada uno puede expresarse y no irse con algo atragantado o a quejarse a otra reunión de lo que no pudo resolver en esta. Además se busca que las personas salgan motivadas para llevar a la acción los compromisos y sostener los acuerdos.

Bitácora de retrospectivas

Más allá de la dinámica de la reunión, los resultados se miden por las mejoras que el equipo implemente entre retrospectiva y retrospectiva. Entonces, recomiendo armar un documento compartido donde se vaya escribiendo fecha de reunión y los compromisos asumidos. Y a medida que se implementan cambios y se ven los resultados de las nuevas acciones ejecutadas, poner el estado de «Resuelto», y algún comentario de los beneficios recibidos. De esta forma, el documento sirve para que el equipo festeje sus logros, se motive y continue mejorando, revise los compromisos que no fueron efectivos y pueda re-plantearlos, y también pueda mostrar a otras personas la síntesis de lo mejorado gracias a ese espacio. Esto hará que el espacio sea respetado (es decir, que no lo suspendan por «urgencias») y se mantenga en el tiempo.

Claves para que las retrospectivas sean efectivas (y no provocadoras de conflictos)

• Es importante una actitud de apertura: hablar sin rodeos, cuestionarse el propio pensamiento, reconocer errores, escuchar distintos puntos de vista y comentarios.
• Es un buen momento para conocer más a los demás y dejarse conocer: exponer e indagar sobre los modelos mentales propios y de los demás, dejando a un lado las rutinas defensivas.
• Es importante transformar los juicios de evaluación y la catarsis en propuestas de acción que mejoren el clima laboral y faciliten el desarrollo práctico. Para guiar este proceso se puede usar el modelo de Comunicación No Violenta (CNV).

Algunas técnicas

Existen múltiples técnicas con post-its que permiten agilizar la reunión, estimular la participación y motivar la reflexión conjunta. Las técnicas de base (luego se han ido creando nuevas) están en el libro «Agile Retrospectives, making good teams great» de Diana Larsen y Esther Derby, y a continuación explico técnicas de una forma diferente de la que está en el libro o que no están mencionadas en el libro sino que las aprendí en el curso que tomé con Diane Larsen en el 2009:

• Check-in / Check-out
• Ideas para la acción
• Propuestas de acción
• Frecuencia e Impacto
• Apertura positiva
• Histograma de satisfacción
• Calendario
• Gráfico Radar

Más información

– Escribí el capítulo en un libro, donde propongo usar las retrospectivas para facilitar el crecimiento en pymes: «Aprendiendo a ser empresa».
– Me entrevistaron sobre cómo usamos las técnicas de retrospectivas para «Terapia de socios» y «Familias ágiles: tips de programadores en lo cotidiano»
– Un resumen -realizado por Juan Gabardini- de las técnicas publicadas del libro Agile Retrospectives, de Diana Larsen y Esther Derby: aquí.
– En el blog de Thomas Wallet hay mucho material con técnicas explicadas paso a paso: aquí.
– Un sitio con técnicas en español y en inglés para facilitadores de retrospectivas aquí.

Contacto

Nos dedicamos a facilitar retrospectivas en empresas y también a formar facilitadores para que dentro de la misma empresa puedan mantener en el tiempo esta práctica. Para solicitar una propuesta de trabajo nos pueden escribir a info@fuerzatres.com