¿Cómo hacer avanzar tus proyectos o desarrollar productos? (Scrum)

Ingrid AstizCreatividad e innovación, Desarrollo de equipos, Herramientas, Los preferidos, Metodologías ágiles, Motivación, Productividad, Scrum6 Comments

3 roles y 7 rutinas para ser efectivos, logrando creatividad y productividad al mismo tiempo.

Lo que aquí proponemos ha demostrado ser altamente efectivo en la gestión de proyectos de innovación y el desarrollo de productos tecnológicos. Hay formas de trabajar que son productivas pero que asfixian la creatividad, por otro lado hay formas que hacen volar alto la creatividad pero las ideas quedan por los aires sin muchos resultados prácticos. En cambio, los 3 roles y las 7 rutinas están diseñados para lograr un buen equilibrio, donde la creatividad y la productividad se potencian mutuamente.

Scrum es un tipo de formación en el rugby, donde el equipo se abraza y hace fuerza para un mismo lado. Scrum también es una forma de trabajar que incluye los 3 roles y las 7 rutinas. En el rugby hay reglas, aprendizaje, entrenamiento, valores, vínculos… en la metodología Scrum también. Lo recomiendo para personas que les gusta trabajar en equipo y progresar juntos.

Se busca lograr la sonrisa del cliente, entregando de forma temprana y frecuente soluciones innovadoras. Por eso como pre-condición el proyecto se tiene que poder dividir en varios ciclos de trabajo donde cada ciclo cierre con la entrega de una versión del producto, y donde la interacción con el usuario/cliente y la creatividad del equipo aporten valor en las siguientes entregas (“desarrollo iterativo e incremental”). Se puede adoptar prácticas de Scrum para proyectos/productos que no son de tecnología, el mismo equipo puede probar y ver cuáles les sirven. Otro punto es que en comparación con la gestión tradicional de proyectos con fecha fin y un alcance definido, aquí se puede avanzar sin tener esta información pre-definida, a medida que se avanza puede estirarse el alcance y se termina cuando ya no hay necesidad de ese producto.

¿Cuáles son los 3 roles? ¿Cuál es el objetivo de cada uno?

Es clave que los integrantes del equipo estén bien elegidos, los roles bien asignados y las personas que los desempeñan le dediquen la atención suficiente.

¿Qué rol? ¿Para qué?
1 Equipo Entre los integrantes contienen todas las habilidades y conocimientos necesarios para resolver los accionables del proyecto.
2 Guardián del producto (Product Owner) Comunicar con claridad y marcar el rumbo: es el responsable de que el producto (y la prestación) tenga el mayor valor para el negocio y para los clientes, usuarios o destinatarios. Se ocupa de bajar la estrategia a un listado de pedidos específicos, medibles y factibles de hacer.
3 Facilitador (Scrum Master) Su rol principal es brindar herramientas, transmitir conocimientos, y colaborar en todo lo que sea posible para que el equipo alcance su máximo rendimiento. Se ocupa de que se incorporen los hábitos que sean necesarios para lograr los objetivos.

 ¿Qué hacer primero?

La primera tarea es lograr claridad antes de lanzarse a la acción. Y esto no es algo que se hace una vez al comienzo y nunca más, sino que es clave mantener esta información actualizada hasta la finalización del proyecto. Aquí una síntesis de las primeras herramientas:

¿Qué herramienta de comunicación? ¿Para qué?
1 Visión del proyecto Contar con un rumbo y un destino. Cuando está concretada la visión, finaliza el proyecto.
2 Listado de necesidades (backlog con historias de usuario) Ordenar los pedidos, problemas, oportunidades de mejora en un listado único y priorizado. Cada ítem tiene que incluir la información justa y necesaria para que se pueda coordinar la acción y medir el avance del proyecto.
3 Tareas (también impedimentos y deuda técnica). Por cada necesidad a resolver, habrá una o más tareas específicas. Al ejecutar el conjunto de tareas se espera que la necesidad quede satisfecha, el problema resuelto. Si eso no ocurre, habrá que generar nuevas ideas de accionables y seguir haciendo. Lo importante no es “ejecutar tareas” sino “satisfacer necesidades”. Esto permite ir ganando en eficiencia y también siempre dejar abierta la puerta a la creatividad.
  • Sobre los puntos 1 y 2, el Guardián del producto se ocupa de crearlas y mantenerlas actualizadas. Sobre el punto 3 el equipo se ocupa de identificarlas, distribuirlas y revisar el avance. Y en los primeros tiempos del proyecto, el Facilitador ayuda a que cada uno pueda desempeñar su rol y realizar las tareas que le corresponden.
  • AQUÍ TIPS DE ESCRITURA para cada elemento de comunicación y otras cuestiones a tener en cuenta.

¿Cómo es la coordinación de acciones en equipo?

Se necesita una comunicación efectiva, sincera y frecuente, para que un equipo avance en sus tareas y mejore constantemente. Por eso Scrum sugiere trabajar en ciclos (sprints, iteraciones). Cada ciclo es de períodos cortos (entre 1 y 4 semanas), cada uno comienza con una planificación y cierra con una retrospectiva. Si las reuniones no son efectivas, o las retrospectivas no van a fondo de las cuestiones, Scrum no brinda los resultados esperados. Si eso es lo que les está pasando, sugiero pedir ayuda a personas con experiencia usando Scrum, que vayan a observarlos durante las reuniones y les puedan especificar las oportunidades de mejora.

¿Qué reunión? ¿Para qué?
4 Planificación (Planning) Analizar las necesidades más prioritarias y decidir cuántas serán resueltas en el siguiente ciclo. Se requiere que la fecha de finalización del ciclo esté ya definida.
5 Diaria (Daily meeting) Incrementar el compromiso, evitar el re-trabajo, mantener el foco y fomentar la colaboración entre los miembros del equipo. También sirve para darse cuenta si se llegará a tiempo con lo comprometido o se requiere tomar acciones para corregir algo.
6 Revisión (Review o Demo) Revisar lo realizado y que el Guardián del producto (Product Owner) pueda brindar su conformidad. Ayuda a cerrar el ciclo y llevar un registro con indicadores de lo que efectivamente logró resolver el equipo.
7 Retrospectiva ¡Mejorar! Esta es necesaria para lograr un excelente trabajo en equipo. Sirve para resolver conflictos, compromenterse con nuevos acuerdos, construir confianza, identificar lo que no aporta valor, crear oportunidades de mejora.

OK con la teoría… pero necesito ayuda en la práctica

Desde Fuerza Tres, damos talleres y consultoría en empresas para implementar Scrum y otras metodologías complementarias. Pueden escribirnos a info@fuerzatres.com


Aclaración: aquí explico Scrum sin tecnicismos, traducido al español y explicado de forma tal que sea comprensible para personas que nunca trabajaron en desarrollo de software, ni conocen de IT (Information Technology). Entre paréntesis pongo las palabras en inglés, originales en Scrum, para quienes las conocen se puedan orientar.

6 Comments on “¿Cómo hacer avanzar tus proyectos o desarrollar productos? (Scrum)”

  1. Me fascinó encontrar algo de Scrum completamente desligado del tema TI.

    Aplaudo la claridad con la que expones las ideas Ingrid, me encantó la parte de la claridad de la acción como “Necesidades” que decantan en “actividades”.

    Nunca lo vi desde ese enfoque, siempre veia (y disculpa que vuelva a TI) a las historias de usuario como simplemente un conjunto de actividades las cuales luego tenían que ser detalladas y punto. Pero claro que sí, si abstraes el tema identificas que realmente son “Necesidades” del cliente para con el producto en construcción. Perfecto!

    Saludos,

    Raúl.
    http://www.elraul.com

  2. Hola ingrid,

    Te felicito por la lectura, estuvo muy interesante.

    Me sentí un poco identificada con tu historia con respecto a lo del montón de ideas y no saber cómo replicarlo en donde trabajas. Que te sirvió para poder encapsular esas ideas e ir de a poco llevándolas a cabo?

    Gracias.

  3. Hola Sara, qué alegría encontrarte por aquí.

    Me sirvió la perseverancia a lo largo de los años, eso me fue creando oportunidades.

    También la paciencia para buscar el punto de contacto entre una idea nueva y los hábitos arraigados. El análisis para traducir la idea abstracta a unas acciones simples, pequeñas, fáciles de implementar, y así con esas primeras acciones ir haciendo el espacio para el cambio.

    Más que encapsular las ideas para mí fue soltarlas, dejarlas que se acomoden solas, que se combinen con las ideas de los demás, que se transformen.

    También es encontrarle el contexto adecuado a la idea. Muchas ideas que me encantan no aplican o no sirven o hasta pueden ser perjudiciales en ciertas empresas, y en cambio en otras son recibidas con entusiasmo y rápidamente se ven los beneficios.

    Sara, te mando un abrazo con mis mejores deseos en tu camino, cariños, Ingrid

  4. Hola Ingrid,
    Gracias por compartir este articulo donde explicas scrum sin tecnicismos.. la verdad es que cuando estamos inmersos en esto olvidamos el “lenguaje humano” y así nos preguntamos por qué los demás no nos entienden.
    He estado siguiéndote últimamente por la recomendación de mi amigo Julián Guevara y me han sido muy útiles todo lo que compartes por redes sociales y por aquí.

    Saludos!

    1. Muchas gracias Paz por tus palabras, son una motivación para mí, te mando un abrazo y cariños a Julián.

  5. Me agradó mucho esta síntesis, que explica de manera clara y sencilla SCRUM fuera del ámbito de IT.

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